O COMITÉ DE ÉTICA, COMPLIANCE E ESG, na dependência da Comissão de Ética, Compliance e ESG, é um órgão interno, constituído em comité e independente, nomeado pelo Conselho de Administração da Solaria, configurando-se como a máxima autoridade em relação à implementação, supervisão e coordenação dos esforços organizativos em matéria de Ética, Compliance e ESG.

O Comité de Ética, Compliance e ESG é também responsável pela supervisão da informação que disponibiliza publicamente em relação à Ética, Compliance e ESG, pela elaboração de documentos e políticas éticas e/ou empresariais que são submetidos ao Comité de Ética, Compliance e ESG para aprovação, bem como pela disponibilização de formação aos colaboradores da Empresa em relação às regras internas, normas éticas e ao funcionamento do CANAL COMPLIANCE.

A Solaria estabeleceu um canal de comunicação, o CANAL COMPLIANCE, que pode ser utilizado por colaboradores e terceiros.

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Através do CANAL COMPLIANCE, qualquer pessoa que tenha conhecimento ou suspeite da violação das regras da Solaria, políticas empresariais ou procedimentos internos, legislação ou qualquer outro tipo de incumprimento ou comportamento antiético é obrigada a denunciar esse facto à Empresa. As queixas anónimas serão tidas em conta, desde que seja verificada a ausência de má-fé.

O Canal também pode ser utilizado para quaisquer questões ou sugestões sobre ética, conformidade ou ESG.

O Comité de Ética, Compliance e ESG é o órgão responsável pelo processamento das comunicações e consultas recebidas através do canal. Para este efeito, a Solaria tem um Regulamento Interno de Funcionamento do CANAL COMPLIANCE.

A Solaria realiza ações de comunicação e formação para que todos os colaboradores tenham consciência da existência do canal e compreendam como funciona. Da mesma forma, qualquer pessoa que não seja colaborador da Solaria mas que esteja interessada em saber mais sobre o CANAL COMPLIANCE pode solicitar formação.

CONFIDENCIALIDADE

A Solaria garante a mais estrita confidencialidade da comunicação recebida, a identidade do queixoso e das partes afetadas, assim como a documentação fornecida, e estas informações só serão comunicadas quando a Solaria tiver o dever de informar uma autoridade.

PROTEÇÃO

A Solaria garante a ausência de represálias contra qualquer pessoa que faça uma denúncia de boa-fé, bem como a proteção do denunciante contra terceiros, quer esteja ou não envolvido no assunto denunciado.

Regolamento del Canal Compliance

Sem prejuízo do direito dos acionistas de apresentarem verbalmente pedidos de informação ou esclarecimento durante a Assembleia-Geral, os acionistas podem solicitar, até ao QUINTO DIA ANTES da realização da Assembleia Geral, por correio registado com aviso de receção ou pessoalmente na seguinte morada: calle Princesa, 2, 4ª Planta, 28008-Madrid, indicando a identidade do acionista que faz o pedido e o endereço para efeitos de envio da resposta, informações sobre os seguintes pontos:

• Quaisquer informações ou esclarecimentos que considerem necessários, ou para fazer quaisquer perguntas que considerem relevantes, sobre os assuntos na ordem de trabalhos.
• Informações acessíveis ao público fornecidas pela Solaria à Comissão de Nacional do Mercado de Valores durante o exercício anterior.
• Informação adicional sobre o Relatório do Revisor de Contas.
• Cópia de:

• • Contas anuais individuais e relatórios de gestão da Empresa e consolidados com as suas filiais, juntamente com os respetivos relatórios de auditoria, para o exercício de 2018.
  • Relatórios obrigatórios dos diretores e comissões do Conselho de Administração.
  • Propostas de resoluções correspondentes a todos os pontos da ordem de trabalhos.
  • Qualquer outra informação que lhe deva ser necessariamente disponibilizada durante a referida Assembleia-Geral de Acionistas.

Os acionistas que representem pelo menos três por cento (3%) do capital social podem solicitar a publicação de um complemento à convocatória da Assembleia-Geral, incluindo um ou mais pontos na ordem de trabalhos, desde que os novos pontos sejam acompanhados de uma justificação ou, quando apropriado, de uma proposta de resolução justificada, e podem também apresentar propostas fundamentadas de resolução sobre matérias já incluídas ou a incluir na ordem de trabalhos da convocatória da Assembleia-Geral. Para isso, devem dirigir-se ao Conselho de Administração da Empresa, na sua sede social (calle Princesa, 2, 4ª Planta, 28008 – Madrid) no prazo de cinco dias após a publicação da convocatória, indicando a identidade dos acionistas que exercem o direito e o número de ações que detêm, com indicação dos pontos a incluir na ordem de trabalhos ou das propostas de deliberação sobre os assuntos incluídos na ordem de trabalhos.

Os acionistas titulares de, pelo menos, setecentas ações (700), registadas no registo contabilístico correspondente no prazo de cinco dias antes da data da reunião, podem participar na Assembleia-Geral. Para comprovarem a sua titularidade, os acionistas devem solicitar, a partir da publicação da convocatória até à realização da Assembleia, às entidades aderentes ao registo contabilístico correspondente, o certificado de legitimação ou cartão de participação na Assembleia.

Os acionistas titulares de menos de setecentas ações (700) podem agrupar-se e conferir a sua representação a outros acionistas, de modo a perfazer pelo menos setecentas ações. O agrupamento deve ser realizado numa base especial para esta Assembleia-Geral e deve ser registado por escrito.

Os acionistas que não participem na Assembleia-Geral podem delegar a sua representação noutra pessoa, que não pode ser acionista, de acordo com as seguintes disposições:

A representação será conferida através do preenchimento da secção prevista para o efeito no cartão de participação. O cartão, devidamente preenchido e assinado, deve ser enviado por correio ou entregue em mão na sede social da Empresa (calle Princesa, 2, 4ª Planta 28008 – Madrid). Caso o acionista outorgue a representação utilizando o formulário fornecido pela empresa, este deve vir acompanhado do correspondente certificado autenticado.

Qualquer delegação de representação que não contenha o nome da pessoa a quem é delegada será considerada como conferida a favor do Secretário do Conselho de Administração. O mesmo acionista não pode ter mais do que um representante.

O representante designado para participar na Assembleia-Geral deve comprovar a sua identidade da mesma forma que a exigida aos acionistas presentes. O representante só pode exercer a representação e votar mediante a sua presença física na Assembleia-geral.

VOTO POR MEIOS DE COMUNICAÇÃO À DISTÂNCIA

Os acionistas podem exercer os seus direitos de voto, sem necessidade de participar na Assembleia-Geral, utilizando a entrega ou correspondência postal. Os acionistas que votarem desta forma serão considerados presentes para efeitos da constituição da Assembleia-Geral.

REGRAS COMUNS AO EXERCÍCIO DO DIREITO DE REPRESENTAÇÃO E DE VOTO POR MEIOS DE COMUNICAÇÃO À DISTÂNCIA

• Cartão de participação: A Solaria reserva-se o direito de comparar as informações fornecidas por cada acionista com as informações fornecidas pela entidade responsável pelo registo contabilístico das suas ações – Iberclear. Em caso de discrepância entre o número de ações comunicado pelo acionista que emite o seu representante ou voto por meios de comunicação à distância e o número registado nos registos contabilísticos da Iberclear, o número de ações comunicado pela Iberclear será considerado válido para efeitos de quórum e votação.
• Pessoas Coletivas: No caso de acionistas que sejam pessoas coletivas, a Empresa reserva-se o direito de exigir provas da suficiência e validade da procuração da pessoa singular que atua em nome do acionista.
• Prazo de receção: Para serem válidos, tanto as procurações concedidas como os votos emitidos por meios de comunicação à distância devem ser recebidos pela Solaria antes das vinte e quatro horas do dia anterior à data marcada para a realização da Assembleia-Geral de Acionistas em primeira convocatória.
• Revogação e prioridade: A participação física do acionista na Assembleia-Geral, bem como a participação resultante de uma votação à distância, implica a revogação de qualquer procuração de representação, independentemente da data da procuração.

A representação e o exercício do direito de voto podem sempre ser revogados, e devem ser feitos expressamente e pelos mesmos meios utilizados para a sua emissão, dentro do prazo estabelecido para essa emissão.

• Disponibilidade do serviço: A Empresa não será responsável por quaisquer danos que possam ser causados ao acionista em consequência do mau funcionamento do serviço postal ou qualquer outra eventualidade de natureza igual ou semelhante, fora do controlo da Empresa, que possa dificultar ou impedir o acionista de exercer os seus direitos de voto ou de representação à distância.

Os dados pessoais que os acionistas ou representantes enviam à Solaria para exercer os seus direitos de informação, participação, delegação e voto na Assembleia-Geral de Acionistas ou que sejam fornecidos pelos bancos e pelas Sociedades e Agências de Valores Mobiliários em que esses acionistas têm as suas ações depositadas, através da Iberclear, serão processados para efeitos da gestão do desenvolvimento, cumprimento e controlo da relação acionista e, se for caso disso, da representação existente.

Da mesma forma, os acionistas ou representantes dos acionistas são informados de que esses dados podem ser incluídos num ficheiro automático propriedade da Empresa, relativamente ao qual os acionistas podem exercer os seus direitos em conformidade com as disposições da legislação aplicável, através de uma comunicação escrita dirigida à Empresa (Princesa, 2, 4ª Planta, 28008 – Madrid).

O Conselho de Administração decidiu solicitar a presença de um Notário Público para redigir a ata da Assembleia-Geral, em conformidade com o disposto no artigo 203 da Lei das Sociedades Comerciais.